Przed wizytą
Przed ustaleniem terminu czynności notarialnej — w szczególności wymagającej sporządzenia aktu notarialnego lub aktu poświadczenia dziedziczenia — konieczny jest wcześniejszy kontakt z pracownikiem kancelarii lub z notariuszem, w celu określenia charakteru i przedmiotu czynności, przedłożenia wymaganych dokumentów oraz uzyskania niezbędnych informacji.
Wcześniejsze przedłożenie dokumentów pozwala na ich weryfikację przez notariusza i stwierdzenie, czy dają podstawę do dokonania czynności oraz czy nie wymagają uzupełnienia. Zapewnia to sprawną obsługę oraz należyte zabezpieczenie praw i słusznych interesów stron.
W zależności od przedmiotu i charakteru czynności, przed jej dokonaniem konieczne jest dostarczenie przez strony niezbędnych dokumentów.
Podstawowe dokumenty według rodzaju czynności
Zbycie (sprzedaż, darowizna, zamiana) lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość
- podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia lub inna); jeżeli podstawą nabycia jest spadek — dodatkowo zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające rozliczenie podatku od spadków i darowizn.
Zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
- zaświadczenie ze spółdzielni o przysługiwaniu prawa do lokalu,
- podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego, przydział spółdzielni, postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia, umowa o przekształcenie prawa lub inna); przy spadku — dodatkowo zaświadczenie z urzędu skarbowego.
Zbycie nieruchomości gruntowej (działka zabudowana lub niezabudowana)
- podstawa nabycia; przy spadku — dodatkowo zaświadczenie z urzędu skarbowego,
- zaświadczenie z gminy o przeznaczeniu działki w planie zagospodarowania przestrzennego (lub o jego braku) albo wypis z planu,
- decyzja o warunkach zabudowy, jeżeli była wydana, a nie ma planu,
- wypis z rejestru gruntów (przy wydzieleniu działki także wyrys z mapy ewidencyjnej) z adnotacją, że dokument przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej,
- przy budowie rozpoczętej lub zakończonej — pozwolenie na budowę oraz dokument potwierdzający zgłoszenie budynku do użytkowania,
- zaświadczenie stwierdzające czy nieruchomość znajduje się na obszarze zdegradowanym, obszarze rewitalizacji lub w Specjalnej Strefie Rewitalizacji,
- zaświadczenie stwierdzające czy nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją Starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasu.
Akt poświadczenia dziedziczenia
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- zaświadczenie Urzędu Miasta o numerze PESEL spadkodawcy,
- odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców (lub aktów małżeństwa, jeżeli zmienili nazwisko),
- odpis skrócony aktu małżeństwa małżonka spadkodawcy,
- testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
- dane z dokumentów tożsamości osób biorących udział w czynności.
Umowy majątkowe małżeńskie
- odpis skrócony aktu małżeństwa,
- dane z dokumentów tożsamości osób biorących udział w czynności.